Du hast von uns eine E-Rechnung bekommen und hast Fragen? Dann bist du genau richtig.
Zum Erklärvideo, wie Du Anhänge in der E-Rechnung öffnest, geht’s >bald hier entlang.<
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber für das Jahr 2025 eine Einführung der E-Rechnung zwischen Unternehmern beschlossen. Diese Änderung betrifft den gesamten elektronischen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) und mit Behörden (B2G) und umfasst Erstellung, Versand, Empfang, Prüfung und Archivierung der Rechnungsdokumente. Ziel ist es, den digitalen Wandel zu fördern, Verwaltungsprozesse zu optimieren und Steuerausfälle zu reduzieren.
Die E-Rechnungspflicht ist Teil der Bemühungen der Bundesregierung, den digitalen Fortschritt im Geschäftsverkehr voranzutreiben und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Vorbild ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die bereits seit April 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine elektronische Form vorschreibt. Ab 2025 wird diese Pflicht auf alle Unternehmen ausgeweitet.
Damit folgt Deutschland dem Vorbild anderer EU-Mitgliedstaaten und einiger Drittländer, die die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert haben: Italien ging mit der Einführung einer umfassenden E-Rechnungspflicht schon 2019 voran. Auch Frankreich hat frühzeitig Maßnahmen ergriffen und plant eine vollständige Umstellung bis 2024. Für Rechnungen an den öffentlichen Dienst ist die E-Rechnung in Deutschland und vielen anderen Ländern schon seit 2020 verpflichtend.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF! Die E-Rechnung wird in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung, da sie über die normalerweise eingesetzte OCR-Technologien hinaus maschinenlesbar ist und über spezielle Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung bereitgestellt wird. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten in ERP-Systemen und eine effiziente Prüfung durch Finanzbehörden.
Tipp: Wenn du nicht mit Behörden und dem ÖD arbeitest, empfehlen wir Dir die ZUGFeRD-Rechnung. Diese basiert auf einer PDF und ist damit einfach menschenlesbar. Auch bleiben einige weitere Features aus der Papierwelt wie Briefpapier in Deinem Corporate Design erhalten. Eine menschenlesbare Vorschau der XRechnung hingegen ist nicht Teil des Standards.
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, bei Rechnungsstellung im B2B-Bereich auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen. Dies gilt sowohl für den inländischen Geschäftsverkehr als auch für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU.
Es gibt aber folgende Ausnahmen:
Ab 2028 ist die Nutzung der E-Rechnung für alle verpflichtend.
Für alle gemeinsam gilt ab 2025 aber: E-Rechnungen empfangen können ist Pflicht.
Deshalb raten wir allen – falls noch nicht geschehen – jetzt schon ein separates E-Mail-Postfach wie rechnung@firma.tld anzulegen.
Auch raten wir dazu, sich mit dem Adobe Acrobat oder Foxit PDF Reader vertraut zu machen, denn aktuell können nur wenige Programme die in der ZUGFeRD-Rechnung integrierten Belege anzeigen – normale Browser wie Edge oder andere PDF-Viewer wie Apple’s Preview oder die PDF-Vorschau in Outlook können das nicht.
Ein Video, wie ein Anhang mit dem Adobe Acrobat geöffnet werden kann, findet sich bald weiter unten.
Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen verkürzt den Bearbeitungsaufwand erheblich (um bis zu 70% im Vergleich zu Papier) und minimiert Fehler bei der manuellen Eingabe.
Durch den Wegfall des Papierverbrauchs und der manuellen Bearbeitung sinken die Betriebskosten. Porto und Druckkosten entfallen ebenso.
Die klare Struktur der E-Rechnungen ermöglicht eine schnellere automatisierte Prüfung und Zahlung durch Geschäftspartner. Die Kommunikation mit dem Steuerberater wird ebenfalls vereinfacht. Versand auf Knopfdruck.
Der Umstieg auf digitale Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und trägt so zu einem umweltfreundlicheren Geschäftsbetrieb bei.
In der Regel wird eine verbindliche Zustellbestätigung ausgestellt. So ist sichergestellt, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung nachweislich und innerhalb weniger Minuten empfangen hat.
Zum Standard gehört auch eine Dokumentation, wer wie und wann die Rechnung erstellt, bearbeitet, versendet und empfangen hat.
Einfachere Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und ein einheitliches Format (XRechnung) für öffentliche Auftraggeber - europaweit.
Jederzeit ortsunabhängiger Zugriff auf archivierte Rechnungen, inklusive Sortier-, Such- und Filteroptionen. Aktenordner wälzen war gestern.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfordert Investitionen in IT-Systeme und Schulungen der Mitarbeiter. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) müssen ihre Buchhaltungsprozesse anpassen und sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel mit den geforderten Standards sind.
Softwareanbieter bieten entsprechende Lösungen zur Integration an, die den Anforderungen entsprechen – sowohl für Mittelständler als auch für Kleinstunternehmer.
Sprich uns an, wenn du Hilfe bei der Einführung der E-Rechnung in deinem Unternehmen benötigst.
Zusammen am Tisch oder an der Webcam, lass uns Deine Nummer da und wir lassen Dich nicht hängen.
„Digitalisierung. Richtig. Machen.“ – das haben wir uns auf die Fahne geschrieben.
Als ganzheitlicher Dienstleister setzen wir uns seit 2020 dafür ein, dass niemand in der digitalen Revolution auf der Strecke bleibt.
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